佐監第3022号
平成23年1月20日
佐渡市長 高野宏一郎様
佐渡市議会議長 金光英晴様
佐渡市教育委員会委員長 小林祐玄様
佐渡市農業委員会会長 川上鉄彦様
佐渡市選挙管理委員会委員長 川島一三様
佐渡市固定資産評価審査委員会委員長 中川進様
佐渡市監査委員 清水一次
佐渡市監査委員 金子健治
地方自治法第199条第4項の規定に基づき定期監査を実施したので、同条第9項の規定により、その結果を報告します。
なお、監査の結果に基づき、又は監査の結果を参考に措置を講じたときは、同条第12項の規定により、その内容を監査委員へ通知願います。
監査の実施時期
平成22年10月1日から12月22日まで
監査委員の氏名
- 清水一次
- 金子健治
監査の対象
全ての部署の平成22年度実施事業に対し、あらかじめ指定した様式による監査資料の提出を求めた。特に土地及び建物並びに物品の賃貸借契約及び補助金交付に関する事項を重点的対象とした。
監査の方法
監査資料から抽出した平成22年度賃貸借契約及び補助金について、関係書類等の監査を行うとともに、必要に応じて担当職員から執行の状況や内容等の説明を受けた。
監査の結果
監査の結果、おおむね適正に処理されていると認めたが、一部に指摘する事項もあり、軽微な内容については口頭によりその都度関係職員に対し改善又は検討を要望した。重要案件は以下のとおり指摘する。
指摘事項
賃貸借契約について
複数年契約について
今回監査した108件の賃貸借契約について、契約年数が複数年にわたるものが75件確認された。地方自治法によって、自治体予算は予算単年度主義となっており、複数年の契約は原則的には認められていないが、地方自治法第214条に基づく債務負担行為、また、同法第234条の3に基づく長期継続契約によって、例外的に複数年契約が可能となる。今回監査した中で債務負担行為がなされていたものは2件、長期継続契約となっているものが12件であった。長期継続契約として認められるには、「翌年度以降において歳入歳出予算の当該金額について減額又は削除があった場合は当該契約は解除する」旨の条件を付す必要があるが、そうした条項のない契約が63件確認された。これらの契約は、地方自治法の趣旨に合致していないので、債務負担行為をするか、長期継続契約となるように契約を見直すか、いずれかの方法により改善すべきである。なお、羽茂地区の賃貸借契約において、「賃貸借期間中は契約を解約できない」等の条件が付されたものが多数見受けられた。こうした条項がある以上は、債務負担行為をすべきである。
また、土地の賃貸借において、契約期間を「施設を廃止するまで」あるいは「施設が存続する間」等の設定をしているものがある。これらは施設を維持するために当然借り続けることになるのであり、債務負担行為が必要な案件と判断する。公共施設用地の賃貸借は、その財源が市民からの税金によって賄われていることを考えると、債務負担行為をすることによって市民にその将来にかかる負担を明らかにすることは、佐渡市として説明責任を果たすことになるのではないかと思われる。
自動更新条項について
「契約期間満了の6か月前までに意思表示のない場合、この契約は同一の条件で更新されたものとみなす」等のいわゆる自動更新条項を付した契約が37件確認された。これは、翌年度の支出を義務付ける決定をその前年度に行うことになるので、債務負担行為が必要となる。
支払時期並びに遅延利息について
契約書中に支払の時期、また、支払の遅延に対する遅延利息について定めのないものが見受けられた。政府契約の支払遅延防止等に関する法律（支払遅延防止法）により、契約書に明示することが義務づけられている条項であるので、適正に処理すべきである。支払遅延に関しては、機会があるたびに指摘、指導していることでもあるので特に注意するものである。なお、契約書に支払時期が明記されていない場合、支払遅延防止法第10条の規定が適用され、相手方が支払請求をした日から15日以内の日が支払期限とみなされることになる。
土地の返還に当たっての条件について
契約書に返還時の条件が明記されていないものが見受けられた。これは、借地の目的が終了し、返還する際に支障を来す場合があることが予想されるので改善すべきである。
補助金について
補助金事務手続きの適正化について
補助金とは公益上必要がある場合に限り支給できるものである。そして、その財源は市民からの税金等で賄われているので、その交付に当たっては厳格性、明瞭性が求められることになる。しかしながら、今回監査した補助金の事務処理において、手続きや書類審査に不備が散見された。このことは、補助金交付事業が長期化し、事務が惰性化、形骸化しているということが一因となっているので、公正かつ効率的に補助金を執行するよう留意されたい。
概算払いあるいは前金払いについて
補助金の交付請求で概算払い・前金払いを「市長は、特に必要があると認めるときは、・・・できる。」となっているが、概算払い、前金払いは補助金交付の例外的取扱いであるので、理由を明らかにし、市長の決裁を受けるべきである。
文書の管理について
今回、契約関係書類の監査を行ったが、契約期間が長期間にわたっているためか、契約する経緯に至る起案文書のないものが見受けられた。このことは文書の保存管理上問題があると思われる。昨年公布された「公文書等の管理に関する法律」では、第34条において「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない。」とされていることから、文書の保存管理のあり方について検討、改善を望むものである。
個別指摘事項
各部署、課別の指摘事項は以下のとおりである。
総務課
今回補助金交付事務で補助金交付申請書及び実績報告書の配布文書の処理及び補助金交付決定伺等に決裁月日の記入されていないものが多くの課で見られたので文書処理について指導されたい。
借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。
財務課
借地単価の考え方の統一について早急に検討し提案されたい。
借地契約書の内容にばらつきや不備が見られたので、例文を示されたい。
物品の賃貸借契約において、見積もり業者と支払い業者が違っており、業者決定の経緯が明らかとなるような事務処理の指導を求める。
借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。
地域振興課
補助金申請を行う前に事業着手していた事業があったので、市補助金等交付規則にのっとって執行されたい。
市民生活課
借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。
環境対策課
環境対策のための補助事業で市補助金等交付規則及び要綱にのっとって処理していなかった。補助金交付申請の件数が余りにも多いのであれば方法を工夫し、同規則や要綱にのっとって処理されたい。
社会福祉課
土地の賃貸借契約者と賃借料の受取者が違っており是正されたい。
土地の賃貸借契約書に支払期限を過ぎて支払っているものがあるので期限内に支払われたい。
補助金交付事業で額の確定をした後は、概算払いではなく精算払いであるので、適正に処理されたい。
高齢福祉課
物品の賃貸借契約において、見積もり業者と支払い業者が違っており、業者決定の経緯が明らかとなるような事務処理を求める。
農林水産課
土地の賃貸借契約書に支払期限を過ぎて支払っているものがあるので期限内に支払われたい。
前年度中に完了すべき補助金交付事務が今年度になって完了しているものが見受けられた。適正に処理されたい。
実績報告後の完了検査で面積確認の成果がみられないものがあった。伐採面積の検査が補助金支出の要になるので適切に処理されたい。
補助金の交付決定を課長補佐が決裁しているのが見受けられた。補助金の交付決定は事務決裁規程で課長等の専決事項と定められているので規程どおりに運用されたい。
補助金交付要綱に「その都度定める」という表現をしているものがあったので具体的に示すことを求める。
継続して実施されている補助金交付事業について、補助金交付要綱が整備されていないものが見受けられたので、補助金の公益上の必要性を明らかにするために、補助金交付要綱を整備することを求める。
観光商工課
議会上程前に土地賃貸借の契約行為に入っているのが見受けられた。賃貸借の長期継続契約の観点から着手したものと思われるが、予算の裏付けにより適正なものとなるので、「佐渡市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例の運用要領」に従って、議会上程後契約行為に着手すべきである。
建設課
湊第2駐車場管制機器リース契約において、「佐渡市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例施行規則」で規定する契約期間5年を超えて契約されていた。市長が特に必要と認める場合は5年を超えて契約することができるが、契約に関する起案伺には、その理由が記載されておらず、不適正な契約であると判断する。
借地契約において、支払期日が入っていないものがあり相手方と協議し、明文化されたい。
上下水道課
土地の賃貸借契約において、賃借料を4月中に支払うという条項を、翌年度の4月に支払うと解釈し、支払っているものがあった。契約書を素直に読めば、当該年度の4月中支払うと解釈すべきであり、たとえ地権者が了解していることであっても年度内に支払うべきである。
消防本部
防火水槽施設用地を無償借上げしているもので、契約書を交わしていないものがあるので、書面を取り交わして経緯を明らかにすることを求める。
学校教育課
継続して実施されている補助金交付事業について、補助金交付要綱が整備されていないものが見受けられたので、補助金の公益上の必要性を明らかにするために、補助金交付要綱を整備することを求める。
社会教育課
同じ補助金交付事業で補助率に統一性が欠けていると見られるものがあったので調査されたい。
意見
賃貸借契約について、全般的に条項の不備や文言の不整合などが見られた。その都度指摘や指導をしてきたが、全体的な統一を図るには、契約の締結に関する決裁を財務課に合議して、二重のチェックをすべきであると思うのでぜひとも検討願いたい。