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[平成27年度]定期監査結果に基づいた改善措置等の状況

2015年6月1日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)


佐監公表第1号
平成27年4月22日

佐渡市監査委員、清水一次
佐渡市監査委員、中川隆一

歳入に関する執行状況

前期指摘事項

収入金の納期限の指定については、佐渡市財務規則第50条に規定されているが、その納期限より遅いものがあった。

また、佐渡市財務規則第51条第2項に収入金の調定を行う時期が明記されているが、その時期より起票が遅いものも見受けられた。

申請書により調定額が確定する使用料は、その都度調定を行う必要があるにもかかわらず、一括調定をしているものが見受けられた。

項目別指摘事項

  1. 毎月の保険料等の調定額が賦課及び収納システム等と不一致
  2. 使用料等の納期限の遅延
  3. 還付未済額の処理誤り

改善措置

  1. 賦課および収納システムの調定額は、死亡や所得更正等により随時変動しているが、財務会計上の調定額は、年金機構等とのデータ連携の時差により、賦課システムの調定額よりも収入額が上回る場合があるため、年金機構等から支払の通知があった際に同額で調定を行う対応としている。(市民生活課・高齢福祉課)
  2. 平成26年4月17日に開催した、財務事務研修において、改善するよう指導した。
  3. 還付未済額の処理は平成26年度決算から改善予定(市民生活課)
    還付未済額の処理は平成25年度決算書から改善した。(高齢福祉課)

後期指摘事項

佐渡市財務規則の規定と異なる手続きによる執行が見受けられた。

項目別指摘事項

  1. 調定通知書への金額算定根拠等の無添付
  2. 使用料、貸付料等の調定起票及び納付期限の遅延
  3. 不動産貸付料の算定基準適用の誤り
  4. 土地賃貸借契約の事務手続きの不備及び契約内容の相違
  5. 現金出納簿における確認印又は検査印の不備

改善措置

  1. 調定は地方公共団体の長が行うものとなっていることから(自治法231)、調査は原課において行うべきものであり、決定後、会計管理者に通知することになっています。また、会計管理者がこれらを審査・確認することは会計事務に入らないことから(自治法170)、金額算定の根拠となる書類等の貼付は不要と解されます。
  2. 平成26年4月17日に開催した、財務事務研修において、改善するよう指導した。
  3. 土地の評価額(財産台帳価格)は市有財産評価要領(平成21年訓令第30号)の定めにより固定資産税課税標準額を評価額としており、適切な処理と考える。
  4. 平成26年4月17日に開催した、財務事務研修において、改善するよう指導した。また、会計課において支出負担行為票審査時に契約書をチェックし、問題のあるものは担当課へ返し、財務課と協議するよう指導している。
  5. 平成26年4月17日に開催した、財務事務研修において、改善するよう指導した。

財産に関する管理状況

前期指摘事項

財産台帳への施設の所管替え手続や記録誤りなど台帳整備の不備が見受けられた。

改善措置

平成25年度決算において、備品台帳と決算書に記載された備品の点検を実施しました。

後期指摘事項

財産について、ほとんどの部署が財産・備品管理システムにより管理しているが、その所管する財産登録の整理が徹底されておらず、誤りが非常に多い。(所管の誤り、財産名称の誤り、数量の誤り、財産の登録・削除の不備、財産区分・品目名の相違等)

項目別指摘事項

  1. 譲渡した財産の未削除
  2. 財産・備品管理システムの登録備品と決算書一覧の備品との不一致

改善措置

  1. 財産・物品の購入、処分及び所管替え等により異動が発生した場合は、所管課の責任で事務が遂行されるよう通知等を行っています。
  2. 平成25年度決算において、備品台帳と決算書に記載された備品の点検を実施しました。

勤務状況に関する事務の処理状況

前期指摘事項

休暇等の申請手続きの不備による事例が見受けられた。具体的には、出勤簿に「年休」や「振休」、「代休」などの休暇記入はあるが、書面による手続きが確実にされていない事例や申請日の誤り、申請時間と実際の出勤・退庁時間が異なる事例等である。

また、帳簿類の記入において、誤りの訂正の際、砂消しや修正テープなどによる訂正を行っている事例や訂正印を使用せず訂正したものなども見受けられたが、これらは適正な処理とは言えない事例である。

項目別指摘事項

  1. 週休日の振替、代休日指定手続きの誤り
  2. 当初予定勤務時間と勤務実績の不一致
  3. 年休簿又は代休簿の記入漏れ
  4. 臨時職員等への年休付与日数または取得単位の誤り
  5. 時間外勤務手当の過大支給
  6. 帳簿等の決裁の押印もれ
  7. 帳簿類の紛失(タイムカード、時間外勤務命令簿)

後期指摘事項

休暇等の申請手続きについて、平成25年度定期監査結果(前期)で報告した事例とほぼ同じ状況が見受けられた。(出勤簿に「年休」等の休暇記入はあるが、書面による手続きが確実にされていない事例、申請日の誤り、申請時間と実際の出勤・退庁時間が異なる事例等)

これらにより、結果的に欠勤扱いや手当等が過払いとなり、給与等の戻入処理が必要となる事例もあった。

帳簿類の記入についても同じように、ほとんどの部署で、誤りの訂正の際に砂消しや修正テープなどを使用していたり、二重線による訂正に訂正印を押印していない等の不適切な事例が見受けられた。

項目別指摘事項

  1. 出勤簿記載事項と勤務実績の不一致
  2. 週休日の振替、代休日指定手続きの誤り
  3. 年休簿、振替簿、代休簿等に記載のない休暇取得
  4. 時間外勤務命令時間と勤務時間実績の不一致
  5. 時間外勤務命令の集計表による確認なし
  6. 年休付与日数又は取得単位の誤り
  7. 帳簿類の紛失(時間外勤務命令簿)
  8. 帳簿等の決裁の押印もれ
  9. 時間外勤務手当の過大支給

改善措置

平成26年4月17日に開催した財務事務研修において、出勤簿への休暇記入や書面による手続き等について、正確に行うよう指導・周知した。

その他

指摘事項

被服等の貸与について、被服貸与簿による管理が徹底されていない部署が見受けられた。

また、協議会等の外郭団体の準公金を取り扱っている部署があり、なかには通帳と印鑑を一人の職員が保管している部署もあった。安全管理上、複数の職員により別々に保管されたい。

改善措置

平成26年4月9日付けで、全課に対し被服貸与簿の提出を求め、管理状況を把握した。その後、県内市の被服管理状況を調査し、総務課人事係で規程の見直しを行い、26年度中に改正して適切な運用を図りたい。総務課での一括管理については、引き続き検討する。

外郭団体の通帳及び印鑑については、複数の職員で管理するよう指導する。

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