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[令和2年度]市長の要求に基づく監査結果に基づいた改善措置等の状況(一般財団法人 佐渡文化財団設立準備委員会負担金、一般財団法人 佐渡文化財団運営費補助金)

2021年2月25日、掲載

監査委員事務局(0259-63-3112)


佐監公表第5号
令和3年2月17日

佐渡市監査委員、渡部直樹
佐渡市監査委員、広瀬大海

平成30年度一般財団法人佐渡文化財団設立準備委員会負担金に係る事務執行に対する指摘事項

準備委員会の事務処理について①

  1. 市が文化財団の設立のために拠出する出捐金について、文化財団設立時代表理事に対して支出すべきところ、準備委員会の申請により支出していた。
  2. 準備委員会は、出捐金を市へ返還すべきところ、会計管理者と協議を行わないまま、会計管理者名を使用し準備委員会会計から文化財団設立時代表理事の口座へ出捐金の振込みを行っていた。
  3. 準備委員会は、文化財団設立準備に係る経費のみを市に対して負担金として請求すべきところ、文化財団設立後に係る経費を含めた金額を請求していた。
  4. 準備委員会から文化財団へ支出した繰出金については、準備委員会と文化財団では法人格が違うことから、支出すべきではなかった。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、事務手順等について、財政課等の関係部署にしっかり確認を行うべきところ、担当者が設立マニュアルでの思い込みで判断ミスをおかしてしまったものです。

本来であれば、法人立ち上げに係る出捐金の拠出や繰出金といった稀なケースであることから、細心の注意を図り関係部署に厳重な確認を行い処理するべきところを、確認に対する不足も重なり不適切な事務処理であったことを理解いたしました。

今後は、出捐金及び設立準備負担金の取り扱いについては、執行前に十分注意し、適正な執行に努めてまいります。

準備委員会の事務処理について②

  1. 文化財団事務所開設に係る電話等の回線引込み工事及び備品購入の発注については、分割して発注すべきところ、一括で発注していた。工事の発注においては、入札参加資格名簿登録者を選択し見積書を徴収すべきところ、当該名簿登録者以外の3事業者から徴収していた。また、業務内容の詳細を示す仕様明細書において、備品の規格を表示していないものがあった。
  2. 市が契約したふるさと納税サイトを活用した寄付金募集に係る画像等作成経費については、市から支出すべきところ、準備委員会会計から支出していた。
  3. 準備委員会は、文化財団が入居する畑野行政サービスセンターの防犯カードを市担当課から借り受けるべきところ、担当課と協議を行わず準備委員会会計より購入していた。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、工事発注及び見積徴収等の事務処理について、不適切であったことを理解いたしました。

今後は、財務規則に従って、支出科目を適切に判断し見積徴収及び工事発注等の事務処理を行い、適正な執行に努めてまいります。

また、市と準備委員会が行う業務及び管理の住み分けを区別し、適正な執行に努めてまいります。

平成30年度一般財団法人佐渡文化財団運営費補助金に係る事務執行に対する指摘事項

補助金交付事務処理について

  1. 補助金交付事務の執行体制について
    市の文化財団補助金事務の執行体制は、社会教育課長、佐渡学センター長及び文化振興係2名の4名体制で行われていたが、平成30年7月2日から文化振興係に所属していた職員2名を文化財団へ派遣したことにより、佐渡学センター長が当該補助金事務と文化振興係の業務を担当することとなり、2名体制となった。
  2. 一般財団法人佐渡文化財団運営費補助金交付要綱について
    一般財団法人佐渡文化財団運営費補助金交付要綱は、基本的に佐渡市補助金等交付規準(以下「交付規準」という。)に基づき制定されたが、補助金の補助率については補助対象経費の2分の1を超えて設定し、概算払いについては交付割合80%以内を交付決定額上限まで請求できる内容としていた。さらに、交付条件において補助事業を遂行するために契約をするときは、補助事業の運営上一般競争入札によることが著しく困難又は不適当である場合を除き、一般競争入札によるべきと規定されていたが、著しく困難又は不適当である場合の基準を明確に定めていなかった。
  3. 補助金対象経費の申請について
    社会教育課は、平成30年7月2日に文化財団から提出された補助金申請書を受理し、同日、文化財団補助金交付決定(以下「交付決定」という。)を行った。その後、同月20日に文化財団から提出された文化財団運営費補助金計画変更届出書(以下「変更届出書」という。)を受理した。
    変更の主な内容は、管理費の人件費を事業費へ流用し、事業費の人件費を委託料へ流用したものであった。
  4. 補助金の交付決定事務について
    社会教育課は、補助金の交付決定審査において、補助金等交付チェックリストにより添付書類等に不備がないか確認すべきところ、計画に情報誌委託等8件の業務委託及び楽器等備品購入が記載されていたにもかかわらず、経費見積書等の添付書類を求めないまま交付決定していた。
  5. 補助金変更承認事務について
    社会教育課は、実施方法の変更にあたる事業費の人件費から委託料の流用について文化財団運営費補助金変更承認申請書(以下「変更申請書」という。)を提出するよう文化財団に対して指導すべきところ、費目内の予算額の変更として変更届出書をそのまま受理していた。
    さらに、変更届出書の処理において、文書規程に則して収受日付印を押印後、審査し、起案を行うべきところ、その起案が行われていなかった。
  6. 補助金の概算払い事務について
    社会教育課は、交付基準の補助金の概算払い注意書きにおいて安易に一括交付することなく、四半期や半期を単位とした分割交付や事業の進捗状況を加味した交付を検討すると規定されているにもかかわらず、事業の進捗状況等を確認せず、請求のとおり平成30年10月15日に交付決定額の全額を支払っていた。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、補助金等交付事務処理について、不適切であったことを理解いたしました。

補助金交付要綱は、佐渡市補助金等交付規準に基づき策定されたものであり、概算払いについては、第12条の交付決定額を上限に概算払いをすることができる規定から一括交付したものです。

現在は、佐渡市補助金等交付規準に基づき、一括交付することなく、進捗状況を加味して交付決定するよう見直しています。

また、補助事業を遂行するための契約をするときは、補助事業の運営上一般競争入札によることが著しく困難又は不適当である場合の基準については、令和元年度に事務処理要領で定めましたので、適正な執行に努めてまいります。

補助事業の内容変更については、第9条第3項の第7条第2項ただし書きの規定に該当する場合と判断していたことから、計画変更届出書での事務処理を行ったものです。

しかしながら、実施方法等主要な変更についての明確な基準が無いものの、大幅な変更に対しては協議すべきものと判断することから、変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

また、補助金の交付決定審査においての添付書類等の確認や、交付決定後の変更に係る事務処理についても、補助金交付要綱及び文書規程に基づき、十分なチェックを行えるよう一人ひとり周知徹底を行い、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について①

交付決定の事業計画と実績報告書等において事業内容が変更されているにもかかわらず、計画と実績の整合性について確認していなかった。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、実績報告に係る書類審査及びチェックリストによる確認処理のチェック体制が不十分であったと考えています。

また、軽微な変更の判断ミスから、変更承認申請書の提出等の指導がされていないことが大きな要因であると考えています。

現在は、2名体制で十分なチェック体制を行い、対応しております。

補助金実績報告書の事業内容の審査について②

伝統芸能調査事業計画では、情報誌を制作する委託料として200,000円が計上されていたが、実績では、芸能団体調査支援業務委託料486,000円が事業費として報告されていた。

改善措置

監査からのご指摘については、事業区分外での変更内容と認識いたしますが、事業詳細で確認を行ったところ、発信事業での情報発信を発行するための調査200,000円を取りやめ、継承事業で新たに講師派遣等を行うための実態調査芸能団体調査支援業務委託486,000円の事業を行ったものです。

したがって、情報誌を制作する委託料を変更して芸能団体調査支援業務委託事業を行ったものではないと判断しております。

しかしながら、実績報告の審査を行う上でも変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について③

芸能派遣の発信事業計画では、東京をPRの場としたイベント等の企画にイベントプロデュース委託料400,000円が計上されていたが、実績では、佐渡文化財団を核とした文化芸能資源の活用による経済活性化事業プロデュース業務委託料1,467,470円が事業費として報告されていた。

改善措置

監査からのご指摘については、事業区分外での変更内容と認識いたしますが、事業詳細で確認を行ったところ、発信事業でのイベント企画プロデュース委託400,000円を取りやめ、活用事業の当初計画にあった芸能集団プロデュース委託800,000円が、実績では1,467,470円の事業を行ったものです。

したがって、イベント企画プロデュース委託を変更して芸能団体プロデュース委託事業を行ったものではないと判断しております。

しかしながら、実績報告の審査を行う上でも変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について④

グッズ制作事業計画では、グッズを活用した伝統芸能の発信や継承に寄与し、販売による収入確保が可能となるTシャツ等のグッズ制作を行うとして委託料等1,150,000円が計上されていたが、実績では、ぬり絵紙芝居を制作し保育園に配布し、郷土愛の醸成や伝統芸能の継承に向けて活用するとして、委託料及び印刷製本費4,676,000円が事業費として報告されていた。

改善措置

監査からのご指摘については、事業区分外での変更内容と認識いたしますが、事業詳細で確認を行ったところ、発信事業でのグッズ制作費1,150,000円が実績では2,430,000円の実績になっており、活用事業の広告宣伝費として当初計画にあった2,000,000円が、実績では2,246,400円の事業を行ったものです。

したがって、グッズ制作費を変更して広告宣伝費事業を行ったものではないと判断しております。

しかしながら、実績報告の審査を行う上でも変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について⑤

社寺建築アーカイブ事業計画では、宮大工技術者の技術を収集、記録保存し、技術を記録した映像を活用してホームページを構築するとして報償費及び委託料等700,000円が計上されていたが、実績では、社寺19件を選定し、建造物の動画と写真のアーカイブ化を行ったとして、撮影委託料1,971,000円が事業費として報告されていた。

改善措置

監査からのご指摘については、事業区分外での変更内容と認識いたしますが、事業詳細で確認を行ったところ、発信事業でのホームページを構築するとして報償費及び委託料等700,000円は取りやめ、活用事業で新たに社寺建築アーカイブ委託1,971,000円の事業を行ったものです。

したがって、ホームページの構築に係る事業を変更して社寺建築アーカイブ委託事業を行ったものではないと判断しております。

しかしながら、実績報告の審査を行う上でも変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について⑥

芸能プロモーション映像制作事業計画では、佐渡の伝統芸能を網羅的に紹介する映像を制作するとして委託料100,000円が計上されていたが、実績では、佐渡伝統芸能プロモーション映像企画及び素材収集・編集として1,501,200円の委託契約が締結されていた。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、事業区分内において大幅な変更内容であると理解いたしました。

事業詳細で確認を行ったところ、発信事業での芸能プロモーション映像制作事業が当初計画では100,000円であったところ、映像企画及び素材収集等の内容が追加されたことから、実績では1,501,200円の事業を行ったものです。

事業の大幅な変更に対しては協議すべきものと判断することから、変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の事業内容の審査について⑦

ツール制作事業計画では、鬼太鼓を基軸とした伝統芸能の発信及び継承、ネット販売等による収入確保につながるツール制作を行うため委託料等390,000円が計上されていたが、実績では、鬼太鼓を活用した情報発信企画とツール制作として1,998,000円の委託契約が締結されていた。

改善措置

監査からのご指摘については、事業区分外での変更内容との判断と認識いたしますが、事業詳細で確認を行ったところ、発信事業でツール制作を行うため委託料等390,000円は取りやめ、発信事業で新たに鬼太鼓を活用した情報発信企画とツール制作として1,998,000円の事業を行ったものです。

したがって、継承、ネット販売等による収入確保につながるツール制作を行うための委託料を変更して、鬼太鼓を活用した情報発信企画とツール制作事業を行ったものではないと判断しております。

しかしながら、実績報告の審査を行う上でも変更承認申請書を提出させることが適切だったと考えております。

今後は、補助金等の事務処理について、適正な執行に努めてまいります。

補助金実績報告書の添付書類等の審査について

  1. 補助金交付条件において、契約を行う場合は一般競争入札を原則としているにもかかわらず、契約方法の確認を行っていなかった。
  2. 業務委託において、次のとおり実績報告書及び成果物が添付されていないものが見られた。
    1. 芸能団体調査等支援業務委託
    2. 佐渡ヶ島謡踊団演出プロデュース業務委託
    3. 佐渡伝統芸能プロモーション映像制作業務委託
    4. 鬼太鼓を活用したツール制作業務委託
  3. 文化財団を核とした文化芸能資源の活用による地域経済活性化事業プロデュース業務委託仕様明細書において、大学等連携業務の内容を詳細に示すべきところ一式表示とし、業務内容の実績が報告書では確認できなかった。
  4. 文化財団を核とした文化芸能資源の活用による地域経済活性化事業プロデュース業務委託において、実績報告書等の説明経費は諸経費に含まれているにもかかわらず、別途、報償費を支出していた。
  5. ぬり絵紙芝居制作業務においては、原稿制作及び印刷製本業務を一括で発注すべきところ、印刷部数が確定していないことを理由に分割発注していた。
  6. 社寺建築アーカイブ事業業務委託において、成果物の画像に契約前のデータが含まれていたにもかかわらず、適正としていた。
  7. 翌年度事業費に係る航空券キャンセル料は、補助対象外経費とすべきところ、補助対象経費として処理されていた。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、補助金等の実績確認に係る事務処理について、不適切であったことを理解いたしました。

補助金実績確認については、令和元年度から2名体制で文化財団事務所において、十分なチェック体制を行い、実施しております。

業務委託での実績報告書及び成果物等のアからエの未提出内容については、再度確認を行い仕様書に基づく履行の実施報告や成果物の確認を行っております。

また、事業の内容についても、定款に定める項目と合致することから、妥当と判断しています。

今後も、補助金交付要綱に基づき、十分なチェックを行えるよう一人ひとり周知徹底を行い、適正な執行に努めてまいります。

補助事業を遂行するための契約については、一般競争入札によるべきことが原則に則り、一層の公正性や透明性、経済性を高めるために、今後の発注に関しては適正な事務の執行に努めるよう指導していきます。

補助金の確定事務について

補助金の交付額の確定事務については、平成31年3月31日までに行うべきところ、同年4月5日に決定していた。

改善措置

監査からのご指摘のとおり、補助金等の事務処理について、不適切であったことを理解いたしました。

事業完了日、3月31日での事業履行確認は行っていましたが、確定事務の通知が遅れてしまいました。

今後は、履行確認と同日付で確定事務を行うよう適正な執行に努めてまいります。

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