概要
平成25年1月23日（木曜日）、業務改善実践事例発表会「第3回おしごと改善グランプリ」を開催しました。
開催にあっては、若手職員15名で構成する実行委員会が発表会の企画立案・運営を行いました。
事例発表
平成24年6月から10月までに部署で取り組んだ27事例の中から、実行委員会が選んだ6事例を各グループから発表しました。
最優秀事例としてグランプリの決定を参加者による投票で行い、その結果、羽茂支所の業務改善グループ「ほうれん草だぜー！！」が取り組んだ「スピード感ある横のつながりでみんな笑顔」の取組がグランプリに選ばれました。
グランプリ
- スピード感ある横のつながりでみんな笑顔
ほうれん草だぜー！！（羽茂支所）
優秀事例
- 組織のワークシェアリング「担当者不在時のフォロー」
相川消防署・高千出張所 - 税金の還付に係る処理の迅速化及び簡略化
税務改善グループ（税務課） - 福祉の構造改革
同情はいらないぜぃ（社会福祉課） - ママも安心！ キッズスペース
「私いい子で待ってるわ」大作戦（両津支所市民課） - 300秒を30秒に短縮
マノ・マノ・モリ・モリ（真野行政サービスセンター）
グランプリに選ばれた発表の様子
表彰の様子
記念撮影（市長、発表者、実行委員）
グランプリ
- テーマ
- スピード感ある横のつながりでみんな笑顔
- グループ名
- ほうれん草だぜー！！
- 所属
- 羽茂支所
課題
お客様からの電話での問合せや来庁された際に、各係の業務を把握しておらず誰が担当か分からなかったり、担当者の不在などで、迅速に対応が出来ない場合があり、お客様を待たせることがある。
取組内容や成果
全職員に情報系システムの「個人スケジュール」「行事スケジュール」の入力の徹底を行い、各自が全職員の個人スケジュールを確認し、スムーズな対応が出来るように実践した。
また、職員用お知らせ版を発行し、今後の事業日程や通知案内の送付など羽茂支所関係で市民に係わることをそれぞれ記載し、情報の共有を図った。
取り組みにより、お客様を待たせることなく、円滑に対応することに繋がり、また職員一人ひとりの質の向上にも繋がった。
検討会議の様子（係長級以上）
課を超えた協力体制
優秀事例
優秀事例 1
- テーマ
- 組織のワークシェアリング「担当者不在時のフォロー」
- 所属
- 相川消防署・高千出張所
課題
一般市民や業者の方々が来署（所）時に、担当者（係）が不在のため対応できず、遠方からの来庁者に再度足を運び直すようお願いしたり、文書等を探すことで長時間お待たせして不快な気分を与えてしまうといったことが見受けられた。
取組内容や成果
受付（指令室）に専用のファイル（「消防」「予防」「危険物」「警防」「救急救助」「庶務」「その他」）を係ごとにカテゴライズ（分類）し、マニュアル化した。
また、空きスペースには専用のレターケースを置き、各申請用紙を配備した。
取り組みの結果、担当者不在時でも同等のサービスを提供が可能となり、市民サービスの向上につながった。
レターケースとファイルを受付に
発表の様子
優秀事例 2
- テーマ
- 税金の還付に係る処理の迅速化及び簡略化
- グループ名
- 税務改善グループ
- 所属
- 税務課
課題
- 税金の還付の場合（二重納付、税額更正等）、1ヶ月半から2ヶ月もの期間を要し、市民に不便をかけている。（更正処理⇒還付請求書の送付〜請求書の受理〜伝票処理〜通帳振込）
- 還付の処理を行う際、「財務会計」と「基幹系システム」の入力を行うため、二度手間になっており、「基幹系システム」への入力漏れにより二重還付が発生するといった危険性がある。
- 年金特別徴収の関連から毎月100件単位の還付が発生しているため、会計課のチェックも負担がかかっている
取組内容や成果
- 「基幹系システム」より直接還付振込データを作成し、金融機関へ依頼を行った。（4税2料のうち、国民健康保険税（普通徴収）・軽自動車税・固定資産税）
- 還付の場合、対象者全てに還付請求書を送り口座振込先を指定してもらっているが、口座振替で納付している場合に請求書の提出なしで直接口座へ戻すことができないかを検討を行ったが、規則には還付請求書を徴することとなっている。（今後も引き続き、時間短縮が可能とならないか検討を行っていく）
「1」により、税金還付の場合の手続きを簡略化したことで手続必要期間が短縮されたことにより市民サービスの向上（還付までの期間短縮）及び手続き事務量も削減された。
発表の様子
優秀事例 3
- テーマ
- 福祉の構造改革
- グループ名
- 同情はいらないぜぃ
- 所属
- 社会福祉課
課題
障がい福祉作業所作成の商品は資金不足により、新製品を作っても販売ルートが確立していないため材料にお金がかけられない。
また、アイデア、技術力不足により、自主製品の開発が困難であったり、ネットワーク不足により、仕事が見つからず、企業も作業所で何が出来るかわからないといった状況が見受けられた。
取組内容や成果
1 魅力的な製品の掘り起し・周知
- トキ（オリジナルイラスト）のラベルを作成し製品の差別化・魅力を高めた。
- 佐渡の土産品パンフレットを観光施設等へ配布、土産販売店用に裂織り製品のポスター制作、トキハットのチラシ制作 など
2 メディアの利用・他課との連携
- 美佐渡会、農林水産課、総合政策課等との連携からテレビ・新聞等への露出。
- 市報さどでの授産品販売日程の掲載、施設紹介の連載開始。
- メンバーがFacebookを利用しての宣伝。
3 その他
現在行っている市役所での販売についても、他課への声掛けや新たにカレー販売をスタートするなど売上増に取り組んだ。
以上の取り組みから、授産品の周知、授産品へのアイディアの獲得、企業等とのつながりの構築、メディアへの露出の効果があった。
授産品の宣伝
授産品の宣伝
発表の様子
優秀事例 4
- テーマ
- ママも安心！ キッズスペース
- グループ名
- 「私いい子で待ってるわ」大作戦
- 所属
- 両津支所市民課
課題
幼児を連れて来所した保護者が、支所内の窓口で落ち着いて相談や書類作成が出来る環境ではない。
- 遊具は収納方法が不備なため、破損・汚れがある。
- ベビーラックのメンテナンスが不十分。
- 窓口付近にPR立看板等の障害物があり、幼児にとって安全な環境ではない。
取組内容や成果
- 遊具を待合室の角コーナーに配置し、遊びスペースを設置した。（キャスター付半透明収納庫に折り紙・落書き紙・色鉛筆・ブロック・積み木・絵本等を収納）
- 利用しやすいように、「ご自由にお使いください」「子守のお手伝いが必要な方は職員に気軽にお声掛けください」の表示をする。
- 展示用の机を壁際に移動し、角には保護材を貼付し、「しまびと元気応援団」の立看板を壁掛け用に改修し、安全な環境にした。
以上の取り組みの結果、期間中約30名の幼児が喜んで利用し、その間、保護者の方からは、落ち着いて手続きが出来たとの声があった。
使い易い配慮
整備されたキッズスペース
収納された遊具
発表の様子
優秀事例 5
- テーマ
- 300秒を30秒に短縮
- グループ名
- マノ・マノ・モリ・モリ
- 所属
- 真野行政サービスセンター
課題
真野庁舎には真野行政サービスセンター、上下水道課、CNSテレビが同居しており、ペットボトル、廃プラも大量になる。特にペットボトルは分別用のゴミ箱がすぐに満杯となってしまい、ゴミ箱からペットボトル用ネットへの移し替えも大変な手間となっていた。（2人で300秒）
取組内容や成果
通行規制用のバリアにネットを引っ掛け、下に水受皿を置くことで、ネットがゴミ箱として機能した。
ゴミ箱からネットへの移し替え作業に2人がかりで5〜6分かかっていたが、取り組み後は、満杯になったネットを外し、新しいネットを設置するだけとなったので、1人で30秒でできるようになった。
完成したペットボトルのゴミ箱
発表の様子
参加者アンケート
業務改善事例の発表は参考になりましたか。
| 回答 | 回答数 | 構成比 |
|---|---|---|
| 大変参考になった | 22 | 33.3％ |
| 参考になった | 40 | 60.6％ |
| あまり参考にならなかった | 1 | 1.5％ |
| 参考にならなかった | 0 | 0.0％ |
| 記載なし等 | 3 | 4.5％ |
| 合計 | 66 | 100.0％ |
本日の発表会及び業務改善運動にご意見等ありましたら記入してください。
- 発想の転換と仲間どおしの連携の必要性を実感しました。
- 良い取組事例は各課支所等に広げるような仕組みが必要と思う。
- 小さいことの積み上げ動機づけには大きな効果があると思います。これからも頑張ってください。私も頑張ります。
- どの発表もすばらしかったです。お金をかけず、あるものを利用しサービス向上につなげているケースが多く見られ、とても有効だと思いました。
- 目標を持って仕事に取り組む姿勢が大切。課全体で情報共有をし、連携していく必要がある。職員が意識して仕事することが大切だということ改めて感じた。
- 改善を通して職員の横のつながりが見えて、今後の活躍が楽しく思えてきました。
- 実行委員の企画運営がうまく楽しみながら拝聴することができました。発表も工夫を凝らしたチームワークの良さに関心しました。